Überblick Umsatzsteuer Polen

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Polen führte sein Umsatzsteuersystem 1993 ein, was teilweise auch aus den Bestrebungen der Europäischen Union beizutreten hervorging. Das USt.-System, das lokal als „Podatek od towarów i usług“ bekannt ist, ersetzte die alte Sowjet-Verkaufssteuer. Die Vorschriften für die polnische Umsatzsteuer werden von Polen festgelegt, mit der einzigen Beschränkung, dass der Steuersatz über 15% liegt. Der Normalsatz der polnischen Umsatzsteuer beträgt seit Januar 2011 23%.

Polen aktualisierte sein USt.-System 2004, zeitgleich mit dem vollständigen Beitritt zur EU. Das umfasste die Implementierung aller EU-Richtlinien in Bezug auf die Umsatzsteuer, insbesondere betreffend die umsatzsteuerliche Registrierung, Umsatzsteuererklärungen, USt.-Compliance, Intrastat und anderen Anforderungen. Das polnische Umsatzsteuergesetz von 2004 beinhaltet die meisten Regulierungen in Bezug zur Umsatzsteuer. Diese werden zudem durch eine Reihe an Vorschriften sowie die Steuerordnung von 1997 gestützt. Das polnische Finanzministerium ist verantwortlich für die Verwaltung des USt.-Systems.

Ausländische Konzerne, die steuerpflichtige Waren bzw. Dienstleistungen in Polen anbieten, könnten verpflichtet sein sich für Umsatzsteuerzwecke als nicht ansässiger Händler zu registrieren und alle Rechnungslegungs- und Zahlungsanforderungen befolgen müssen.

Es bestehen auch ermäßigte Steuersetze in Höhe von 8%*, für einige Nahrungsmittel, die Wasserversorgung, Arzneimittel, medizinisches Gerät für behinderte Menschen, Kindersitze für Autos, inländischer Personentransport, innergemeinschaftlicher und internationaler Personentransport auf Straßen- und Binnenschifffahrtswegen, einige Zeitungen und Zeitschriften, Zugang zu kulturellen Veranstaltungen und Vergnügungsparks, einige Bezahl- und Kabel-TV, Schriftsteller und Komponisten, Sozialwohnungen, einige Renovierungs- und Reparaturarbeiten an Privatwohnungen, einige landwirtschaftliche Produkte, Hotelunterkünfte, Restaurants (ausgenommen Alkohol und einige andere Getränke), Zugang zu Sportveranstaltungen, Nutzung von Sporteinrichtungen, Bestattungs- und Einäscherungsdienstleistungen, Sammlung von Hausmüll, kleine Reparaturen von Fahrrädern, Schuhen und Lederwaren, Kleidung und Haushaltswäsche, Frisieren, Brennholz, Essen zum Mitnehmen, einige Bars und Cafés, Schnittblumen und Pflanzen für Dekorationen und Nahrungsmittel, sowie ein ermäßigter Steuersatz in Höhe von 5%* für einige Nahrungsmittel, Fruchtsäfte, einige Bücher und Zeitschriften (ausgenommen e-Books), einige landwirtschaftliche Produkte, sowie ein Nullsteuersatz 0%* für innergemeinschaftlichen und internationalen Personentransport (ausgenommen von Autobahn- und Straßentransport im Inland).

Umsatzsteuerrecht in Polen

Die Vorschriften, die die Umsatzsteuer festlegen, stellen nationale Gesetze dar, weshalb alle Wirtschaftssubjekte, die in Polen geschäftlich aktiv sind, das polnische Umsatzsteuergesetz und die EU-Richtlinie 2006/112 über das gemeinsame Umsatzsteuersystem einhalten müssen.

Umsatzsteuerliche Registrierung in Polen

Mit der Einführung des europäischen Binnenmarktes im Jahr 1990 wurde das Erwerben und Verkaufen von Waren möglich, ohne ein lokales Unternehmen gründen zu müssen – auch bekannt als Handel eines nicht ansässigen (keine feste Niederlassung) Händlers. Es existiert in Polen kein umsatzsteuerlicher Schwellenwert für die Registrierung eines nicht ansässigen Händlers, der in seinem Herkunftsland für die Umsatzsteuer registriert ist. Eine USt.-IdNr. werden Sie jedoch benötigen, um Geschäftstransaktionen zu erfassen. Zudem werden Ihre Kunden von Ihnen erwarten, dass Sie über eine USt.-IdNr. verfügen.

Für Unternehmen, die als Umsatzsteuerpflichtige in der EU registriert sind und Waren an Konsumenten in Polen über das Internet verkaufen, beträgt die umsatzsteuerliche Registrierungsschwelle (Fernabsatz) 160 000 PLN* im Jahr.

Der polnische Gesetzgeber definierte eine Reihe an Situationen, in denen ausländische Unternehmen sich in Polen für die Umsatzsteuer registrieren sollten. Diese Situationen gleichen größtenteils denen in anderen EU-Mitgliedsstaaten. Es bestehen selbstverständlich strenge Regeln zu den Situationen, bei denen eine Registrierung Pflicht ist. Allgemeine Szenarien, für die eine umsatzsteuerliche Registrierung in Polen verpflichtend wird, umfassen:

  • Die Aufbewahrung von Waren für Kunden in Konsignationslagern,
  • Das Betreiben von Live-Veranstaltungen und/oder Shows, bei denen man für den Eintritt an der Kasse zahlt,
  • Ein Unternehmen, das keinen Handel treibt, jedoch Dienstleistungen aus Polen bezieht, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen,
  • Die Selbstversorgung mit Waren.

Nach der Änderung der Umsatzsteuervorschriften in der EU bezüglich des Lieferortes (Mehrwertsteuerpaket 2010), in welchem seltene Fälle aufgeführt sind, in denen ein ausländisches Unternehmen sich für Umsatzsteuerzwecke registrieren muss, sofern es ausschließlich Dienstleistungen anbietet.

Beachten Sie bitte, dass Anbieter von Elektronik, Broadcast- und Kommunikationsdiensten an Kunden in Polen sich nur in einem EU-Land nach dem MOSS-System registrieren müssen, um lediglich eine USt.-Erklärung für alle 28* Mitgliedsstaaten einreichen müssen.

Welche Informationen werden für eine polnische Umsatzsteuernummer und eine umsatzsteuerliche Registrierung in Polen benötigt?

Bevor ein Unternehmen seine ersten umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen tätigen kann, muss es die Registrierung abschließen. Das polnische Finanzamt verlangt von Unternehmen das Ausfüllen der NIP-2 (Formular für die Steueridentifikationsnummer) und VAT-R (Formular für die umsatzsteuerliche Registrierung) Formulare sowie die nachfolgenden Dokumente:

  • Falls angemessen, einen Umsatzsteuernachweis, um zu prüfen, ob das Unternehmen in einem anderen EU-Land für die Umsatzsteuer registriert ist,
  • Den Gesellschaftsvertrag,
  • Ein Auszug aus dem nationalen Handelsregister,
  • Das Original der schriftlichen Vereinbarung mit der Bank, in der sich das Unternehmenskonto befindet,
  • Eine vollständige Beschreibung der Geschäftstätigkeiten, die in Polen unternommen werden,
  • Falls ein Steuervertreter eingesetzt wird, die entsprechende „Vollmacht“,
  • Eine Kopie der Vereinbarung mit der Organisation, falls USt.-Compliance Dienstleistungen angeboten werden.

Alle Kopien von Dokumenten müssen durch einen beeidigten Übersetzer ins Polnische übersetzt und notariell beurkundet werden.

Nach dem Genehmigen der Registrierung, das für gewöhnlich etwa 30 Tage dauert, wird dem Unternehmen eine einmalige polnische Umsatzsteuernummer zugeschrieben. Alle EU-Mitgliedsstaaten besitzen festgelegte Formate für die Umsatzsteuernummer. In Polen ist das Präfix PL, das von 10 Ziffern gefolgt wird. Zum Beispiel – PL0987654321

Wenn das Unternehmen eine Umsatzsteuernummer erhalten hat, darf es frei Handeln und die polnische Umsatzsteuer anrechnen. Jedoch muss es mit den polnischen USt.-Compliance-Vorschriften in Einklang sein und regelmäßig Umsatzsteuererklärungen einreichen (siehe nachfolgend „Umsatzsteuererklärungen in Polen“).

Wo wird die polnische Registrierung für die Umsatzsteuer eingereicht?

Ausländische Unternehmen müssen Ihre Registrierungsunterlagen per Einschreiben an das Finanzamt des Zweiten Steuergebietes in Warschau unter der nachfolgenden Adresse einreichen:

Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście
ul. Jagielońska 15
03-719 Warszawa
Polen

Steuervertreter für die polnische Umsatzsteuer

Unternehmer und Unternehmen aus der EU sind nicht verpflichtet einen Steuervertreter für Umsatzsteuerzwecke gegenüber den polnischen Steuerbehörden zu berufen. Unternehmer und Unternehmen ohne einen Sitz bzw. eine feste Niederlassung auf dem Gebiet der EU, sind dazu verpflichtet, sich für Umsatzsteuerzwecke zu registrieren und einen Steuervertreter zu benennen.

Die Wahl eines Steuervertreters erfolgt durch den Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung mit einer dazu berechtigten Geschäftseinheit.

Der Steuervertreter haftet gesetzlich für die Steuerverbindlichkeiten der ausländischen Geschäftseinheit, die durch ihn vertreten wird. Er ist zudem dazu verpflichtet, bestimmte Tätigkeiten im Namen der Einheit zu unternehmen sowie deren Steuerverbindlichkeiten nachzukommen.

Aufgrund hoher Verpflichtungen gegenüber den Steuervertretern sowie den erheblichen Risiken, die auf ihnen ruhen, sind die Möglichkeiten in Polen sehr begrenzt.

Einhalten der umsatzsteuerlichen Vorschriften in Polen

Händler, die in Polen nicht ansässig sind, jedoch umsatzsteuerpflichtige Lieferungen tätigen, sind verpflichtet die lokalen USt.-Vorschriften und Steuersätze zu befolgen. In Bezug auf die Abrechnung und Erfassung umfasst dies:

  • Rechnungen mit den Informationen, die gemäß dem polnischen Umsatzsteuergesetz offengelegt werden müssen,
  • Elektronische Rechnungen mit einer entsprechenden Unterschrift, Legitimierung und Zustimmung des Empfängers,
  • Präzise Rechnungslegung der Kunden für Waren bzw. Dienstleistungen in steuerlicher Hinsicht zum Lieferzeitpunkt gemäß den polnischen Vorschriften,
  • Bücher und Unterlagen die für mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden müssen,
  • Die Verwendung ausländischer Währungssätze,
  • Verarbeitung von Gutschriften und anderen Korrekturen.

Umsatzsteuersätze in Polen

Der umsatzsteuerliche Regelsteuersatz in Polen beträgt 23%*. Es bestehen auch ermäßigte Sätze von 8%*, 5%* und 0%*. (sehen Sie sich dafür bitte den zweiten Abschnitt dieser Seite an).

Lieferungen von Waren und Dienstleistungen, die der Umsatzsteuer in Polen unterliegen, müssen die richtige Umsatzsteuer ausweisen. Die Steuerpflichtigen müssen die Steuer für die spätere Zahlung an das polnische Finanzamt einbehalten, die auf der Grundlage eines USt.-Formulars erfolgt: siehe „Umsatzsteuererklärungen in Polen“.

Wie wird der Besteuerungszeitpunkt für die polnische Umsatzsteuer festgelegt?

Die Vorschriften über den Besteuerungszeitpunkt legen fest, wann die Umsatzsteuer fällig wird. Sie wird danach 7 Tage nach dem Steuerzeitraum an die Steuerbehörden abzuführen (monatlich bzw. quartalsweise).

Für die meisten „Waren“ ist es der Lieferzeitpunkt bzw. der Zeitpunkt der Eigentumsübertragung. Für „Dienstleistungen“ ist es der Abschluss der Erbringung der aktuellen Leistung.

Umsatzsteuererklärungen in Polen

Unternehmen mit einer polnischen Umsatzsteuernummer müssen regelmäßig Umsatzsteuererklärungen betreffend aller steuerpflichtigen Lieferungen (Verkäufe) und Eingängen (Kosten) einreichen. Grundsätzlich werden Umsatzsteuererklärungen in Polen monatlich eingereicht. Die Steuerbehörde besitzt 60 Tage, beginnend vom Tag der Einreichung, um eine Rückerstattung zu tätigen.

Polen war das letzte Land, das zur Gruppe der EU-Mitgliedsstaaten aufgeschlossen hat, die die fehlenden Umsatzsteuerregister zusammen mit der Umsatzsteuererklärung übermitteln. In den letzten 12 Monaten legte der polnische Gesetzgeber Unternehmer zusätzliche Verpflichtungen auf, die die Einreichung von zwei weiteren Erklärungen durch registrierte Unternehmen vorsehen.

Diese neue Umsatzsteuerregistererklärung muss nur durch Großkonzerne eingereicht werden. Unternehmen, dessen Umsatz 50 Millionen* € übersteigt bzw. die mehr 250 Mitarbeiter* zählen, müssen ihre Register monatlich übermitteln. Umfang und Format dieser Register werden dieselben sein wie beim SAT-F.

Diese neue Verpflichtung bezieht sich auch auf nicht ansässige umsatzsteuerpflichtige Auslandsunternehmen. Zwar gilt sie seit 1. Juli 2016 erst einmal nur für große Steuerzahler, jedoch wurde diese Verpflichtung am 1. Januar 2017 auch für mittelständische Unternehmen zur Pflicht. Ab dem 1. Juli 2017 wird sie dann für alle registrierten Unternehmen verpflichtend. Die Häufigkeit der Einreichung dieser neuen Erklärung ist monatlich, was unabhängig davon ist, ob die Umsatzsteuererklärungen quartalsweise eingereicht werden. Die Steuerbehörden veröffentlichten keine Interpretationen zu den Komplikationen, die diese Regelung für Unternehmen hervorruft, die sich quartalsweise Bericht erstatten. Der Termin für die Übermittlung dieser neuen Erklärung ist der 25. des Folgemonats nach dem Steuerzeitraum.

Intrastat und zusammenfassende Meldungen in Polen

Die Intrastat-Meldungen füllen das Loch, das durch den Wegfall der Zollmeldungen über die Warenbewegung innerhalb der EU im Jahr 1993 entstanden ist. Dieses System ermächtigt Regierungen und die EU, den Handel zwischen Ländern für statistische Zwecke nachzuverfolgen. Es wird zunehmend auch für die Überprüfung von möglichen Umsatzsteuerbetrug verwendet.

Die polnische Intrastat-Meldeschwelle für Waren wurde auf 3 000 000 PLN (Eingänge) und 1 500 000 PLN (Versendungen) festgelegt.

Der Bezugszeitraum sollte der Kalendermonat sein, in welchem der innergemeinschaftliche Handel stattgefunden hat (Versendungen bzw. Eingänge von Waren). Es besteht auch die Möglichkeit Informationen für eine Periode zu übermitteln, die kürzer als ein Monat ist. Dies kann mittels Teilerklärungen erfolgen. Allerdings müssen alle Teilerklärungen in der Summe den gesamten Monat des Bezugszeitraums abdecken.

Intrastat-Erklärungen für einen bestimmten Bezugszeitraum sollten bis zum 10. des Folgemonats nach dem Zeitraum, in dem die Intrastat-Meldung eingereicht wurde.

Die letzte Teilerklärung für den jeweiligen Meldezeitraum muss bis zum 10. des Folgemonats nach dem Zeitraum, in dem die Intrastat-Meldung eingereicht wurde.

Ähnlich wie bei den zusammenfassenden Meldungen, sind die EU-Umsatzsteuererklärungen und der Berichterstattungsprozess davon getrennt, obwohl sie auf denselben Daten basieren.

Was gehört in die Intrastat-Meldungen?

Intrastat-Formulare bedürfen Informationen zu allen Versendungen (Verkäufen) von Waren in andere EU-Länder sowie die Eingänge (Einkäufe). Die Daten jeder Transaktion sollten nachfolgende Punkte umfassen:

  • Die Beschreibung der Waren,
  • Der Produktcode von Waren,
  • Die Menge und der Wert der Waren,
  • Die Lieferfristen,
  • Das Herkunfts- und Zielland (unter der Verwendung von Ländercodes),
  • Jegliche Lieferkosten.

Wann muss die Intrastat-Meldung übermittelt werden?

Es bestehen jährliche Meldeschwellen für jedes EU-Land. Diese können sich zwischen Versendungen (Verkaufen) aus einem Land und Eingängen (Erwerbungen) innerhalb desselben Landes unterscheiden. Diese Meldeschwellen sind deutlich höher als die umsatzsteuerlichen Registrierungsschwellen.

Intrastat-Meldungen erfolgt jeden Monat virtuell in der ganzen EU. Die Unterlagen werden gewöhnlich zur selben Zeit begonnen wie die Umsatzsteuererklärungen und werden der jeweiligen Statistikbehörde des betroffenen Landes übermittelt.

Eine zusätzliche Meldepflicht für Unternehmen, die innerhalb der EU handeln, besteht in den zusammenfassenden Meldungen. Diese Meldungen beinhalten Daten zu den Verkäufen bzw. dem Warenverkehr zu anderen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen in anderen Ländern. Die Steuerbehörden in ganz Europa verwenden die zusammenfassenden Meldungen, um zu prüfen, ob die Umsatzsteuer bei grenzübergreifenden Transaktionen durch alle Parteien korrekt und vollständig angegeben wurde.

Was gehört in die zusammenfassende Meldung?

  • Die Namen der Kunden in der EU,
  • Deren USt.-IdNr.,
  • Deren Ländercode,
  • Und den Verkaufswerten bzw. den Gutschriften innerhalb des Meldezeitraumes.

Die zusammenfassenden Meldungen werden gewöhnlich zusammen mit der EU-Umsatzsteuererklärung eingereicht. EU-Länder besitzen eine unterschiedliche Häufigkeit für diese Meldungen – monatlich bzw. quartalsweise, wobei die meisten Einreichungen elektronisch erfolgen.

Umsatzsteuerrückerstattung

Jedes bei den polnischen Steuerbehörden als nicht ansässiger USt.-Zahler registrierte Unternehmen muss steuerpflichtige Transaktionen mittels zyklischen Formularen, den sog. „Erklärungen“, melden.

Wie oft sind polnische Erklärungen einzureichen?

Steuererklärungen können in Polen entweder schriftlich oder elektronisch ausgefüllt werden.

Grundsätzlich beträgt der Steuerzeitraum für die Umsatzsteuer in Polen einen Kalendermonat. Allerdings kann sich ein Unternehmen bei der umsatzsteuerlichen Registrierung auf dem VAT-R-Formular für eine monatliche bzw. quartalsweise Steuerperiode entscheiden. Falls ein Unternehmen sich für die quartalsweise Einreichung von Steuererklärungen entscheidet, kann es abhängig vom Umsatz dennoch dazu verpflichtet sein, monatliche Umsatzsteuervorauszahlungen zu leisten. Quartalsweise Zahlungen sind nur für Unternehmen möglich, die einen Umsatz von weniger als 5 068 000 PLM erzielen. Unternehmen, die sensible Waren wie Stahl, Kraftstoff und rohes Gold liefern müssen monatliche Steuererklärungen einreichen und monatliche Zahlungen leisten.

In welchen Fällen lässt sich die polnische Umsatzsteuer absetzen?

Falls in der polnischen Steuererklärung Verkäufe bzw. eine Ausgangsumsatzsteuer aufgeführt werden, können Unternehmen diesen Wert durch den entsprechenden Vorsteuerbetrag bzw. durch die Umsatzsteuer aus Einkäufen ausgleichen werden. Es bestehen einige Ausnahmen betreffend:

  • Unterkunfts- und Restaurant-Dienstleistungen,
  • Fahrzeuge, die nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden (unter bestimmten Umständen kann 50%* der Vorsteuer abgesetzt werden).

Wie sieht die Frist für die Einreichung der polnischen Umsatzsteuererklärung aus?

Die monatlichen bzw. quartalsweisen Umsatzsteuererklärungen in Polen müssen bis zum 25. des Folgemonats nach der entsprechenden Steuerperiode eingereicht werden. Jegliche polnische Umsatzsteuerschuld muss innerhalb dieser Frist beglichen werden. Für den Fall, dass ein Unternehmen die quartalsweise Einreichung gewählt hat, jedoch monatliche Vorauszahlung leisten muss, wird die Steuerschuld wie nachfolgend behandelt:

  • Obligatorische Vorauszahlungen in den ersten beiden Monaten des Quartals betragen ein Drittel, des USt.-Gesamtbetrages des vorausgegangenen Quartals,
  • Die Umsatzsteuerschuld im dritten Monat wird auf der Grundlage der Umsatzsteuererklärung für das jeweilige Quartal berechnet.

Strafen bei der polnischen Umsatzsteuer

Falls polnische Umsatzsteuererklärungen falsch ausgefüllt bzw. verspätet eingereicht werden, können ausländischen Unternehmen Strafen drohen. Strafen besitzen für gewöhnlich die Form von Zinsen auf die nicht geleistete Umsatzsteuer. Die Zinssätze sind mit dem doppelten Steuersatz der polnischen Nationalbank festgesetzt, auf den zudem 2%* angerechnet wird. Der abzuführende Beitrag muss mindestens 8%* betragen.

Der polnische Veranlagungszeitraum beträgt fünf Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Unternehmen zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet war.

Wie können Überschüsse bei der polnischen Umsatzsteuer erstattet werden?

Falls die umsatzsteuerlichen Ausgänge die Eingänge übersteigen (mehr Umsatzsteuer wurde ausgegeben) entsteht ein umsatzsteuerliches Vermögen für den Steuerzahler. Diesen Betrag ist die Steuerbehörde dem umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen schuldig. Dieses Guthaben kann erstattet bzw. vorgetragen werden, um die Umsatzsteuerschuld in zukünftigen Steuerzeiträumen auszugleichen. Jedes Unternehmen, das sich um eine Umsatzsteuerrückerstattung in Polen bemüht, muss sich an Fristen halten, die abhängig von der Natur der betroffenen Transaktionen sind.

Alle oben aufgeführten Informationen gelten für Februar 2017 und sind durch ein * gekennzeichnet.